每筆開支記下這七項
開支發生的當天就記，不要等收工後回想：
- 日期
- 項目：寫清楚買了什麼，例如「便當 20 個」，不要只寫「膳食」。
- 類別：和預算用同一套分類，例如製作組、攝影組、美術道具、場地、保險及雜項，方便日後對照預算。
- 金額
- 幣別：港幣、新台幣、令吉、新加坡元分開寫。
- 誰先付款：報帳時要還錢給誰。
- 收據編號與是否已報銷
收據怎樣管
即日編號。在收據背面寫上編號，和記錄表的編號一致。手寫收據要有日期、金額、店名或收款人。
即日拍照。拍照存在共用資料夾，檔名用編號，原件仍要保留。
一個信封一個拍攝日。每天收工把當天的收據放進信封，封面寫日期和張數。
現金付款要簽收。付給臨時演員或個別工作人員的現金，準備簽收單，寫明日期、金額、用途，請收款人簽名。
墊支的人要每星期報一次。拖到殺青後才報，金額累積起來，墊支的人會有壓力，單據也更容易遺失。
多幣別怎樣處理
在香港、台灣、新馬之間跨地拍攝，同一個項目會有幾種貨幣。穩妥的做法是每種貨幣分開加總，報帳時再按實際兌換紀錄（例如信用卡月結單上的入帳金額）換算，不要在記錄表裡自行套用一個匯率。
稅務局對業務紀錄的要求
用公司名義製作的項目，要留意稅務局的規定。稅務局網頁說明，每名在香港經營行業、專業或業務的人，須就入息和開支以中文或英文備存足夠紀錄，以便易於確定應評稅利潤；紀錄包括帳簿、憑單、銀行結單、發票和收據等，並須保留最少 7 年。
有資助計劃、學校或投資方的項目，報帳格式和截止日以對方的要求為準。開拍前先拿到他們的報帳表格，按表格的分類記錄開支，殺青後就不用重新整理。
拍攝期間每天看一次
每天收工花幾分鐘看兩個數字：
- 各類別已用多少，和預算比較。超支的類別，明天開始收緊。
- 未報銷的總額，按墊支人列出。數字太大，就先安排一次報帳。
本站的報帳記錄可以逐筆記下日期、項目、類別、金額、幣別、付款人與報銷狀態，自動按類別加總；用過「預算分配試算」的話，會一併對照各類預算。不同幣別分開加總，不作匯率換算。頁面不收集收據相片，收據照片請另外存放。
常見問題
收據遺失了怎麼辦？
向店舖申請補發，或找出電子付款紀錄。都找不到的話，寫一張說明，列出日期、金額、用途，由付款人簽名，並交給負責報帳的人決定是否接受。
收據要保存多久？
以公司名義經營業務的，稅務局要求業務紀錄保留最少 7 年。有資助或投資方的項目，同時按對方要求。
墊支和預支有什麼分別？
墊支是組員先付錢、事後報帳；預支是製片先把一筆現金交給組員，事後憑收據對帳。兩種都要逐筆記錄。
參考資料
- 稅務局，保存業務紀錄：www.ird.gov.hk/chi/tax/bus_rke.htm
以上網頁於 2026 年 11 月 1 日查閱。
本文為一般性製作參考，不構成稅務或會計意見。有具體疑問，請向稅務局或專業會計師查詢。
本文發佈於 2026 年 11 月 1 日。