開拍前必備的前期文件清單

三類文件，三種標準

把前期文件分成三類來看，取捨會清楚很多。

• 給自己想清楚的：案子簡報、參考影像、導演闡述。只有你和主創看，格式可以隨意，但內容必須誠實——這一類文件寫得含糊，後面每一份都會跟着含糊。
• 給團隊執行的：劇本、拆解表、大表、通告表、場勘報告、分鏡、器材清單。判斷標準是可執行性：拿到的人能不能據此行動，而不需要再問你三個問題。
• 給外人審核的：預算表、保險證明、場地同意書、拍攝許可、合約與授權。判斷標準是齊備與一致：對方通常只看有沒有、對不對得上，不看你寫得好不好。

新導演最常犯的錯，是用第一類的標準去做第三類的文件。場地方要的不是你的創作理念，是日期、人數、器材與保單。

由概念到開拍的文件序列

一、概念階段

案子簡報：一頁講清楚片種、長度、目標觀眾、核心概念與大致規模。這一頁之後會反覆用到——找班底、談場地、申請資助、說服演員，開場都是它。同期整理參考影像與導演闡述，把「感覺」變成別人看得懂的東西。

二、劇本與拆解

劇本定稿之後，做三份拆解表：場景表（每一場的時、景、人與所需空間）、角色表（每個角色的出場場次、造型需求、檔期）、道具與美術表（每一場需要的道具、服裝、特殊效果）。這三份是後面所有排程與報價的資料來源，不做的話，預算表只能靠估。

三、預算表

按組別分項：人事、器材、場地、美術與服裝、交通、餐飲、後期、保險、雜項與預備金。預備金這一項不要省略——它的存在本身就是一個判斷：這個計劃有多少不確定性。

四、拍攝大表與每日通告

大表是全片的日程總覽，按場地與演員檔期歸類，不按劇本順序。每日通告由大表拆出，逐日發放。兩者要同步：大表改了，未發出的通告要跟着改；已發出的要出修訂版。

五、場勘報告

每一個場地一份：地址與出入口、光源方向與時段變化、電源位置與可用負荷、環境噪音、動線與器材搬運路線、洗手間與基地、管理權責在誰手上、有沒有時間限制。附照片，並標明拍攝當日的時間，方便對照光線。

六、視覺文件

分鏡、機位圖或動線圖。低成本製作不一定畫得完整分鏡，但關鍵場次——調度複雜、有特效、有動作、租金按小時計的場地——一定要有，否則現場的討論時間會遠超畫圖的時間。

七、班底與器材

班底名單（職務、姓名、聯絡、檔期、費用）與器材清單（型號、數量、租期、取還時間、由誰負責）。器材清單同時是保險投保與租賃合約的附件，格式要能直接交出去。

八、合規與授權文件

保險證明、場地同意書或租約、拍攝許可、演員合約與肖像使用同意、音樂與素材授權。這一批的共通點是：都需要別人簽名或審批，所以都有你控制不了的時間成本，必須最早開始、最遲完成。

不同規模的最低組合

以下是常見的取捨方式，實際仍要看資助方、場地方與客戶的要求。

學生短片欄位裡的「建議」不代表可以略過思考，只代表未必需要正式文件。場景拆解可以是一張手寫表，但那張表必須存在。至於作品之後有機會參展、上載或商用的，肖像同意與素材授權應該一開始就當作必備處理——事後補簽的難度遠高於當日簽。

別人會主動向你要的幾份

如果時間有限，先做這幾份，因為它們是別人的閘門，不是你的自我要求。

• 器材租賃公司：器材綜合保險的保單（通常要求列明租賃器材與租期）、承租方身分或公司證明、器材清單與租期、押金安排。
• 場地方或業主：保險證明、拍攝內容與用途說明、現場人數與器材清單、進場與清場時間、現場負責人聯絡方式。
• 政府部門：對應的申請表、確切地點與完整時段、人數、器材規模、對環境與通道的影響，以及保險資料。各部門要求不同，請以該部門公佈為準。
• 資助方或院校：預算表、拍攝大表、劇本、主創與班底名單、完成與交付期限。
• 演員或其經紀：劇本或相關場次、拍攝日期與地點、合約條款、肖像與宣傳使用範圍。

這幾份有一個共通特徵：內容必須互相對得上。保單上的日期與大表不符、器材清單與租賃單不符、申請表上的人數與通告表不符，都是常見的退件理由。與其每份文件分開寫，不如由同一組基礎資料——場景、日期、人數、器材、班底——生成出來，改一處，全部跟着改。

版本與交付

每一份對外文件都應該有日期與版本，並且指定一個人負責發放。前期最容易出事的不是缺文件，而是同一份文件有三個版本在不同人手上流傳。開拍前一週做一次對賬：把手上所有對外文件排出來，逐項核對日期、地點、人數與金額是否一致。這一小時，通常能省下開拍當日的半天。