先想清楚它是寫給誰看的
同一份通告表，至少有五種讀法。演員只看自己的接送與上鏡時間；燈光組看的是電源、地點與收工預計；製片看的是餐食人數與車輛；美術看的是明天要準備的道具；導演看的是場次順序合不合理。一份好的通告表，讓這五種人都能在十秒內找到自己那一行。
這也是為什麼通告表講究排版：資訊沒有分區、字級一律相同、關鍵時間藏在段落中間，等於逼所有人逐行讀完。現場沒有人會逐行讀完。
完整通告表的欄位
以下按區塊列出，不同製作規模可以取捨，但區塊的次序不宜隨意調換——現場已經習慣了由上而下找資訊。
一、表頭
- 片名（或項目名稱）、拍攝日次（第幾日、共幾日）
- 日期與星期，以及該日的天氣預報、日出與日落時間
- 大隊集合時間與實際開機時間，兩者分開寫
- 預計收工時間
- 導演、副導演、監製或製片的姓名與聯絡電話
日出日落不是裝飾。外景的黃昏戲、日戲要在什麼時候前拍完、幾點之後要靠燈，全靠這兩個數字回推。
二、地點與交通
- 集合地點的完整地址，以及實際的出入口在哪裡（大廈後巷入口與正門入口，是兩回事）
- 當日每一個拍攝地點的地址，以及地點之間的轉場時間
- 公共交通指引與泊車安排：可以停在哪裡、有沒有時限、卸貨區位置
- 基地位置：化妝間、更衣、器材存放、洗手間、休息區
- 天雨或惡劣天氣的備案，以及由誰在何時決定
三、當日場次
按實際拍攝順序排列，不是劇本順序。每一場應該有：場號、日／夜、內／外景、場景名稱、一句內容描述、涉及的演員、預計拍攝時段、所在地點。有分鏡編號的可以一併標示。
四、演員
用編號對應場次表，並且每位演員要有三個時間：接送或報到時間、化妝與服裝時間、預計上鏡時間。只寫「上鏡時間」是最常見的失誤——演員準時到場，卻因為妝發需時而讓全組空等。
五、各組別 call time 與備註
攝影、燈光、收音、美術、服裝、化妝、道具、特技、動物訓練員、臨時演員，往往不是同一個時間到。需要提前佈置的組別要單獨列出到場時間，並註明當日的特別事項：需要接電、需要提前封路、有明火或煙霧、有涉水或高處作業、有小童或動物參與。
六、餐食與補給
用餐時間、餐數、素食與過敏需求、供水安排。人數要與當日實際在場人數對得上，包括司機與臨時演員。
七、安全與緊急
- 最近醫院的名稱與地址，以及由基地出發的路線
- 現場緊急聯絡人（通常是製片或安全主任）的電話
- 當日特別風險提示：高處、水體、車輛動態鏡頭、明火、電力負荷
八、明日預告
下一個拍攝日的地點、大約集合時間與主要場次。讓各組可以提前準備，也讓演員可以安排自己的行程。
最常見的錯漏
- 只寫開機時間，沒寫集合時間。兩者之間是佈景、器材與妝發，往往超過一小時。
- 地址寫了名稱，沒寫入口。大型商場、屋苑、工廈的實際卸貨與人員入口，通常不在導航指向的位置。
- 演員時間沒有回推妝發。結果是全組等一個人，而那個人其實準時到了。
- 沒有天雨備案。外景戲在香港的雨季幾乎必然要用到，臨時才決定會浪費半日。
- 聯絡方式不完整。只有暱稱、只有通訊軟件而沒有電話，現場失聯時完全無法補救。
- 場次順序改了，但表上仍是舊順序。調度改動一定要同步到通告表，否則現場會出現兩套版本。
- 沒有寫最近的醫院。這一項平時沒有人看，需要的時候是唯一有用的一行。
- 未批的場地照常寫上。批文未到手的場地應該標示狀態，讓製片知道要繼續跟進。
- 小童與動物的工作時間限制沒有註明。這類限制會直接改變當日的拍攝順序。
華語與英語劇組的格式差異
香港的劇組經常同時服務兩種習慣，開工前應該講清楚用哪一套。
| 項目 | 英語劇組常見做法 | 華語劇組常見做法 |
|---|---|---|
| 集合時間 | 分開列 crew call 與 shooting call | 寫「大隊集合」與「開機」，有時只寫其一 |
| 場次描述 | Scene number、INT／EXT、DAY／NIGHT | 場號與「時／景／人」三項並列 |
| 戲份長度 | 以八分之一頁為單位計算 | 以場為單位，較少計算頁數 |
| 演員標示 | 以 cast number 對應場次 | 直接寫角色名，或角色名加編號 |
| 文件組合 | 通告表與 crew list 分開兩份 | 通告單常把人員名單一併印在同一份 |
| 職銜 | 全英文縮寫 | 中英夾雜，技術職銜多用英文 |
混合劇組的處理原則只有一條：同一個欄位只用一種語言與一套定義。可以整份雙語，但不要一半寫 crew call、一半寫大隊集合——那是兩個不同的時間概念，混着寫必然有人搞錯。
發放時機與版本管理
常見做法是前一個拍攝日收工前發出，最遲當晚；首日通告則應該更早，因為新入組的人需要時間安排交通。發出之後仍然可能改動，所以版本管理比發放本身更重要。
- 檔名帶日期與版本：讓人一眼看出手上是不是最新一份。
- 改動要標示：註明是修訂版，並在改動的行旁邊標記，不要只發一份看似相同的新檔。
- 只認一個發放渠道：全組在同一個群組或同一個信箱收，避免有人看群組、有人看電郵而拿到不同版本。
- 發送不可編輯的格式：PDF 為主，避免有人在自己那一份上改了時間卻沒有通知其他人。
- 要求確認收到：尤其演員與外聘人員。沒有回覆的，開工前一晚要逐個跟進。
- 注意個人資料：演員與工作人員的電話不宜無差別派發給全組，常見做法是分兩個版本，一份含完整聯絡資料只給需要調度的人。
把上面這些做齊，通告表就從一張「行程紙」變成當日的共同依據。現場出問題的時候，第一件事往往是有人翻出通告表，指着某一行說：這裡寫了。這一行寫得清不清楚，決定了那一刻是解決問題還是開始爭論。